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Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d’emplois sont handi-accessibles.

Mission

L’UFR de Pharmacie compte environ 2200 étudiants, 107 enseignants-chercheurs (38% hospitalo-universitaires et 62% mono-appartenants) et 70 personnels BIATSS.

Le chef de cabinet travaille en relation étroite avec l’équipe décanale, le/la Responsable Administratif et le Secrétariat Général. II assure l’interface entre le Doyen, les acteurs de la faculté, les différentes instances internes et externes à Aix-Marseille Université ainsi que les étudiants et leurs associations.

Activites Principales

Assure le secrétariat et l’assistance technique, logistique du Doyen, des membres de l’équipe décanale
Effectue des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures.
Réalisation de toutes tâches administratives liées au bon fonctionnement du cabinet du doyen :
Gestion de l’agenda du Doyen en lien avec ses diverses fonctions.
Gestion des déplacements du Doyen et de ses vices-doyens,
Gestion des communications entrantes du bureau décanal et filtration des messageries
Recueil, traitement et diffusion, sous l’autorité du doyen, de l’information nécessaire au bon fonctionnement de l’UFR.
Gestion du conseil de la faculté, des Commissions des Personnels Enseignants et de la Commission des études et de la vie universitaire : préparation et envoi des convocations, aide à la préparation des éléments constitutifs des conseils et des éléments à projeter, organisation logistique des instances, diffusion des comptes rendus.
Traitement et suivi des distinctions honorifiques.
Assurer le suivi de la révision des effectifs hospitalo-universitaires en interface avec le/la responsable administratif sur la campagne d’emploi et le service des enseignants chercheurs hospitalo-universitaire du campus
Gestion des relations entre les différentes instances centrales AMU et de la faculté des Sciences médicales et paramédicales
Accueil et information des personnels et des étudiants de la faculté ainsi que des interlocuteurs externes.
Organisation et prise en charge des aspects logistiques et organisationnels d’évènements divers : remise des diplômes de Pharmassilia, Journée d’Accueil des personnels et étudiants
Préparation des éléments de langage pour intervention du doyen
Réponse à diverses sollicitations et enquêtes de l’université, de la Conférence Nationale des Doyens et du Ministère.
Tenue des registres des réunions institutionnelles. Archivages de tous les actes du Cabinet

Le chef de cabinet travaille sous l’autorité directe du Doyen de l’UFR de Pharmacie.

Profil

Competences Requises

Connaissance générale des techniques de secrétariat et ou/de gestion administrative
Nécessité d’une parfaite maîtrise des logiciels bureautiques
Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité de l’établissement
Faculté à hiérarchiser et organiser les priorités
Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l’exercice de ses attributions
Capacité d’adaptation
Sens aigu du travail en équipe
Sens des relations humaines et maîtrise de soi
Fiabilité / Rigueur
Discrétion et sens de la confidentialité

Le Contexte De Travail Nécessite

Confidentialité
Discernement et capacité à prioriser
Réactivité
Qualités d’écoute et maîtrise de soi
Grande disponibilité

Les Avantages Liés Au Poste

Participation aux frais de transports en commun sur l’ensemble du territoire départemental
Télétravail possible jusqu’à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l’organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté
Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires
Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)
Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an
Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l’Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité
Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

Company: AixMarseille Universit

Vacancy Type: Full Time

Job Location: 5e Arrondissement, Analamanga, Madagascar

Application Deadline: N/A

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