Chef de cabinet du Doyen-F/H in AixMarseille Universit 5e Arrondissement, Analamanga, Madagascar

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Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d’emplois sont handi-accessibles.

Mission

L’UFR de Pharmacie compte environ 2200 étudiants, 107 enseignants-chercheurs (38% hospitalo-universitaires et 62% mono-appartenants) et 70 personnels BIATSS.

Le chef de cabinet travaille en relation étroite avec l’équipe décanale, le/la Responsable Administratif et le Secrétariat Général. II assure l’interface entre le Doyen, les acteurs de la faculté, les différentes instances internes et externes à Aix-Marseille Université ainsi que les étudiants et leurs associations.

Activites Principales

  • Assure le secrétariat et l’assistance technique, logistique du Doyen, des membres de l’équipe décanale
  • Effectue des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures.
  • Réalisation de toutes tâches administratives liées au bon fonctionnement du cabinet du doyen :
  • Gestion de l’agenda du Doyen en lien avec ses diverses fonctions.
  • Gestion des déplacements du Doyen et de ses vices-doyens,
  • Gestion des communications entrantes du bureau décanal et filtration des messageries
  • Recueil, traitement et diffusion, sous l’autorité du doyen, de l’information nécessaire au bon fonctionnement de l’UFR.
  • Gestion du conseil de la faculté, des Commissions des Personnels Enseignants et de la Commission des études et de la vie universitaire : préparation et envoi des convocations, aide à la préparation des éléments constitutifs des conseils et des éléments à projeter, organisation logistique des instances, diffusion des comptes rendus.
  • Traitement et suivi des distinctions honorifiques.
  • Assurer le suivi de la révision des effectifs hospitalo-universitaires en interface avec le/la responsable administratif sur la campagne d’emploi et le service des enseignants chercheurs hospitalo-universitaire du campus
  • Gestion des relations entre les différentes instances centrales AMU et de la faculté des Sciences médicales et paramédicales
  • Accueil et information des personnels et des étudiants de la faculté ainsi que des interlocuteurs externes.
  • Organisation et prise en charge des aspects logistiques et organisationnels d’évènements divers : remise des diplômes de Pharmassilia, Journée d’Accueil des personnels et étudiants
  • Préparation des éléments de langage pour intervention du doyen
  • Réponse à diverses sollicitations et enquêtes de l’université, de la Conférence Nationale des Doyens et du Ministère.
  • Tenue des registres des réunions institutionnelles. Archivages de tous les actes du Cabinet

Le chef de cabinet travaille sous l’autorité directe du Doyen de l’UFR de Pharmacie.

Profil

Competences Requises

  • Connaissance générale des techniques de secrétariat et ou/de gestion administrative
  • Nécessité d’une parfaite maîtrise des logiciels bureautiques
  • Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité de l’établissement
  • Faculté à hiérarchiser et organiser les priorités
  • Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l’exercice de ses attributions
  • Capacité d’adaptation
  • Sens aigu du travail en équipe
  • Sens des relations humaines et maîtrise de soi
  • Fiabilité / Rigueur
  • Discrétion et sens de la confidentialité

Le Contexte De Travail Nécessite

  • Confidentialité
  • Discernement et capacité à prioriser
  • Réactivité
  • Qualités d’écoute et maîtrise de soi
  • Grande disponibilité

Les Avantages Liés Au Poste

  • Participation aux frais de transports en commun sur l’ensemble du territoire départemental
  • Télétravail possible jusqu’à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l’organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté
  • Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires
  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)
  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an
  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
  • L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l’Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
  • Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité
  • Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
  • Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents

Company: AixMarseille Universit

Vacancy Type: Full Time 

Job Location:  5e Arrondissement, Analamanga, Madagascar

Application Deadline: N/A

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